Das Bild zeigt einen Bläser mit einem einfachen Blasinstrument

Wer einen Newsletter versenden will, sollte sich einige Gedanken zu Inhalt, Gestaltung, Erscheinungshäufigkeit, Zeitaufwand usw. machen. (Foto: Markus Schudel)

Von einem Newsletter verspricht sich der Absender viel. Täglich treffen mehr oder weniger beeindruckend gestaltete, verheissungsvolle Infos in der Mailbox ein: zur mehrwöchigen Cuba-Reise, zum neusten Mini-Cooper, zur Weiterbildung an der Fachhochschule, zu Kleider, LED-Lampen, Druckerpatronen oder Viagra-Pillen. In deutscher, englischer, chinesischer Sprache. Viele verdammen die unerwünschte Online-Post – etwa so wie Telefonanrufe eines Callcenters. Entsprechend häufig wird nach dem Unsubscribe-Link gesucht, um sich wieder abzumelden.

Elektronisch, regelmässig, informativ

Der Newsletter ist ein meist elektronisch, regelmässig verschicktes Mitteilungsblatt – auch Verteilernachricht, Infobrief oder Rundschreiben genannt. So knapp definiert Wikipedia den Newsletter. Nichtsdestotrotz ist es ratsam, sich vorab einige Gedanken zu machen, ehe man sich für einen elektronischen Infobrief  entscheidet, denn es kommen technische, inhaltliche, gestalterische, finanzielle Fragen auf Sie zu. Und Sie benötigen einen langen Atem.

Erwartung: Was soll ein Newsletter bringen?

Ein Newsletter ist nicht in erster Linie ein Verkaufsinstrument, sondern ein PR-Mittel, das vorab der Informations- und Imagevermittlung dient. Damit ruft man sich den potenziellen Kunden in Erinnerung, um dann – wenn eine Kaufabsicht akut wird – hoffentlich eher berücksichtigt zu werden. Wer nicht so lange warten will oder kann, der schaltet besser Werbung in den zielgruppenrelevanten Online- und Printmedien.

Zielgruppe: Wen will ich damit ansprechen?

Ein schön gestaltetes und regelmässig verschicktes Mitteilungsblatt verpufft seine Wirkung, wenn die Empfänger damit nicht wirklich erreicht werden. Welche Interessen, Merkmale, Eigenschaften, Fragen haben Ihre Zielgruppen?

Konzept: Was für Rubriken beinhaltet mein Newsletter?

Die möglichen Inhalte sind zahlreich: Produkteneuheiten, Sonderangebote, Anwendungsbeispiele, Testimonials zufriedener Kunden, Präsentationen von Mitarbeitern oder Partnern, Hintergrund- und Brancheninformationen, Wettbewerbe, FAQ, How-to-Anleitungen, Technisches, Rezepte, Bilder, Grafiken, Videos etc. Fragen Sie sich, ob diese Inhalte Ihren Kunden wirklich von Nutzen sind, und ob Sie qualitativ und quantitativ über genügend Fachkenntnisse verfügen, um wiederholt davon zu berichten.

Integration: Wie stimme ich meinen Newsletter mit andern Massnahmen ab?

Völlig losgelöst schwebt der Newsletter ins Nichts. Wie binden Sie diese Massnahme in Ihren Marketingmix ein? Werden die Inhalte auf der Webseite vertiefter ausgeführt? Gibt es eine Landingpage? Stehen die Bilder und Artikel danach im Blog oder im Archiv? Weisen Sie in den Social Media auf Ihren Newsletter oder auf einzelne Themen hin? Gibt es einen Handlungsaufruf (Call to action), der zu etwas animiert? Kann man sich für Ihren Newsletter an- und abmelden? Sind die Inhalte Ihres elektronischen Rundschreibens auf Geschäftsaktualitäten wie Messen, saisonale Gegebenheiten etc. abgestimmt?

Inhalte: Verfüge ich über genügend Inhalte, die ich regelmässig vermitteln will?

Der Enthusiasmus schwindet rasch, wenn Ihnen die Ideen für Inhalte nach drei oder vier Ausgaben ausgehen: Was schreiben Sie in Newsletter Nummer 10 oder 22? Definitionsgemäss erscheint ein e-Infobrief regelmässig. Selbstverständlich können und müssen Rubriken oder Inhalte später angepasst und immer wieder neu überdacht werden. Dennoch benötigen Sie einen langen Atem, in regelmässigen Abständen über Ihre Anliegen zu berichten. Haben Sie den?

Gestaltung: Wie soll mein Newsletter gestaltet sein?

Verwechseln Sie dieses Kommunikationsmittel bitte nicht mit einer E-Mail, einem Word- oder PDF-Dokument. Zwar kann ein Newsletter in Textformat oder als PDF verschickt werden, doch zeichnen sich Newsletter durch Gestaltung, Bilder, Personalisierung etc. aus und werden daher auf HTML-Basis erstellt. Dafür gibt es Anbieter, die Vorlagen zur Verfügung stellen oder die Erstellung von Newslettern wesentlich vereinfachen. Garantieren müssen Sie ausserdem, dass man Ihre e-Schreiben auf Laptop, Tablet und Smartphone empfangen sowie lesen kann (Responsivität).

Häufigkeit: Wie häufig will ich informieren?

In der Regelmässigkeit des Versands liegt die Stärke des Newsletters. Haben Sie Zeit, in regelmässigen Abständen zu informieren? Verfügen Sie über genügend Informationen, die gewählten Rubriken Ihres Newsletter zu füllen? Soll das wöchentlich, monatlich oder in welchen Abständen erfolgen? Bedenken Sie, dass Sie die Rubriken nicht ständig abändern sollten, weil das möglicherweise wiederum Änderungen in der Gestaltung mit sich zieht.

Kosten: Welche Kosten kommen auf mich zu?

Ja, ein Newsletter kostet – Zeit, Geld und Engagement. Es ist wichtig, mehr in die Vorarbeit zu investieren, um später nicht auf halber Strecke stehen zu bleiben. Stellen Sie ein Budget auf für Konzeption, Bilder, Gestaltung, Redaktion und Versand. Schreiben Sie selber oder lassen Sie schreiben? Wer redigiert? Haben Sie ein Redaktionskonzept und einen Medienplan für die nächsten 12 Ausgaben? Wer betreut die technische Seite? Welcher Anbieter eignet sich am besten? Vergessen Sie nicht, dass je nach Anzahl Bildern auch noch Send-Credits zu bezahlen sind.

Adressen: Woher nehme ich die Email-Adressen?

Als Spammer gilt, wer Werbeinformationen ungefragt an Adressen verschickt. Spammer sind verpönt. Spam ist negativ fürs Image. Es ist daher fragwürdig und eigentlich verboten, Newsletter an E-Mail-Adressen zu versenden, wenn man den Empfänger nicht um Erlaubnis gefragt hat und dieser explizit zugestimmt hat. Sie benötigen daher zumindest eine Opt-in- bzw. Opt-out-Lösung: Man kann sich für Ihren Newsletter an- aber auch ebenso unkompliziert wieder abmelden.

Personalisierung: Wie spreche ich die Empfänger an?

Eine weitere Stärke dieser elektronischen Mitteilungsform liegt in der Personalisierung: Lieber Peter, sehr geehrte Frau Dr. Müller, Du oder Sie. Sie können Ihre Empfänger so anschreiben, wie Sie es für richtig halten – und auch innerhalb Ihres Newsletters individuell auf einzelne Adressaten eingehen, gleichzeitig aber viele erreichen. Oder Sie lassen die Anrede und die Unterscheidung nach Du  oder Sie ganz fallen. Das bedingt jedoch, dass die Inhalte entsprechend verfasst sind.

 

Ein Newsletter ist definitiv mehr als nur Tuten und Blasen. Aus all diesen Gründen verzichten Sie besser darauf. – Nein, natürlich nicht! Aber es kommen einige Fragen auf Sie zu, die zu Beginn gestellt und beantwortet werden sollen.

 

Texte, die Ihre Zielgruppen ansprechen und erreichen: Online- und Printmedien - Unternehmensporträts, Publireportagen, Broschüren, Newsletter, Blogposts. Weitere Infos gerne unter 061 681 38 64.